Три версии правды вместо одной: как выглядит своя система учёта после Excel и Notion

Я занимаюсь организацией бизнес-мероприятий больше десяти лет. Через нашу компанию «Твое развитие» прошли Брайан Трейси, Аллан Пиз, Максим Батырев, Игорь Манн, Игорь Рызов, Радислав Гандапас, почти все бизнес-тренера в России.

В общем, жизнь организатора интересна, но в то же время и сложна.

Но вот что происходило за кулисами

Когда мы собирали огромный зал очередного спикера, наши финансы жили своей жизнью в монструозных таблицах Excel. Потом я переехал в Notion. Ну, как переехал, всю компанию перенёс туда, то есть это не только подсчёт по мероприятиям, но и по отделу продаж, по отделу HR, по отделу маркетинга, по отделу ивента, организации мероприятий, то есть все знания перенёс именно в Notion.

Сути это не поменяло: ручное копирование, ручная вставка.

Когда работа выстроена вокруг одного инструмента, менять его страшно. Notion был для нас суперским сервисом. Мы вели там всю работу с клиентами: от первой встречи до финального КП. Специально организовали отдельное пространство под IT-формат, чтобы быстро собирать коммерческие предложения. Это было удобно, быстро и красиво.

Но пришли санкционные времена. И то, что раньше работало как часы, превратилось в танцы с бубнами.

Главная боль: делишься ссылкой - прочитать КП или ТЗ только через VPN. Клиенту нужно было совершить лишнее техническое действие — зайти по ссылке через VPN.

Начал искать альтернативы.

Перешли на китайский аналог Notion (Buildin), перенесли все данные из Notion. Но по удобству он все равно проигрывает: в оригинале гораздо больше связок и коннекторов. Очередной раз убедился, что привычный сервис — самый удобный, а копии, как ни стараются, пока не дотягивают до оригинала.

Каждое мероприятие — это десятки статей расходов: аренда площадки, гонорар, ФОТ, маркетинг, продакшн, питание, книги спикера, комиссии менеджерам, логистика. И параллельно идут продажи, которые растягиваются на недели.

В итоге мы жили в трех параллельных реальностях:

• Ивент-менеджер существовал в своем информационном вакууме. А это где-то хранение информации по партнерам, площадкам и тд.
• РОП не видел полной динамики продаж в реальном времени и не понимал, где мы проседаем. Продажи основывались только на сделках в CRM в дашборде.
• А команда смотрела на выручку в несколько миллионов и думала, что компания купается в деньгах. Никто не видел расходов.

Я понимал, что нужен свой инструмент. Нанять разработчиков — это сотни тысяч рублей и месяцы ТЗ. Готовые CRM-ки перегружены и не учитывают специфику именно ивент-бизнеса.

Так бы мы и жили от таблицы к таблице, если бы не нейросети.

Вайб-кодинг: как я стал разработчиком, не зная JavaScript

Всё изменилось, когда я открыл для себя «вайб-кодинг» — создание программного обеспечения через диалог с ИИ.

У меня нет технического образования, окончил филологический универ. Но я досконально знаю свой бизнес. Я знаю каждую боль, каждую финансовую дыру и каждый процесс в организации тренингов. И оказалось, что для создания рабочего софта этого достаточно. Ты просто объясняешь ИИ задачу на человеческом языке, он пишет код, ты проверяешь, уточняешь и улучшаешь.

Первая версия появилась за несколько дней.

Потом я вошел во вкус — и постепенно система прошла через 10+ итераций, от простого калькулятора до полноценного операционного центра с четырьмя кабинетами, финансовой моделью и встроенной аналитикой.

Что получилось: Event Calc из одного HTML-файла

Сейчас это полноценная система, где рассчитываются различные финансовые показатели для каждой роли в компании. Вот как выглядит главный экран.

Роли разграничены PIN-кодами. Для себя дополнительно еще создал мастер-пароль. Все данные хранятся на виртуальном хостинге.

Проваливаемся внутрь и видим список мероприятий

Четыре кабинета, чтобы никто не лез не в свое дело

Первое, что я сделал — жестко разделил права доступа. Разным людям нужна разная информация. И что важнее — разным людям не нужна лишняя информация.

• Директор (я): Вижу всё. Полная финансовая картина по всем проектам, аналитика по спикерам и городам, годовой P&L, кто из менеджеров системно выполняет планы, а кто выезжает на случайностях. Две вкладки — «Проекты» и «Аналитика».
• РОП: Видит динамику команды и прогноз выручки по трём сценариям (пессимистичный, базовый, оптимистичный). Видит точку безубыточности и стоп-лосс. Три вкладки — «Команда», «Прогноз», «Настройка». Теперь РОП — это не надсмотрщик, а навигатор, который реагирует на просадки в моменте. Плюс он может сам продавать билеты — его личные продажи считаются отдельно и идут в его комиссию.
• Ивент-менеджер: Ведёт кросс-проектный склад книг спикера (закупка/розница/остаток), чек-листы подготовки (разбитые по жестким дедлайнам: за 2 недели, за 3 дня, день Х, после мероприятия), контакты площадки и подрядчиков, возможность создавать заявки на оплату директору. После мероприятия система сама собирает итоговый отчёт: участники, финансовый результат, книги, чеклист, статус по заявкам. Больше никаких «я же тебе в чат писал, что нужно оплатить баннеры».
• Менеджер по продажам: Видит только свои продажи, свою комиссию в реальном времени, прогресс по бонусным тирам и своё анонимное место в рейтинге команды. Видит цель на день и неделю. И самое главное — скрипты (холодный звонок, отработка возражений, дожим, апсейл) вшиты прямо в его интерфейс.

Раньше всё это жило в разных документах и мессенджерах.

Финансовая модель без иллюзий

Каждый проект — полноценная финансовая модель. 26 статей расходов в 8 категориях. Комиссии менеджеров и РОПа считаются автоматически из реальных продаж — в реальном времени.

Я более детально стал видеть, сколько нам нужно продать билетов до определённых целей, какие мероприятия более прибыльны, в каких городах, какие спикеры.

Отдельная вещь, которая сильно экономит время — шаблоны расходов. Настроил типовую конфигурацию один раз, сохранил, и применяешь к каждому новому проекту в один клик. Запуск нового мероприятия перестал начинаться с часового копирования таблиц.

Три канала продаж в одной системе

Менеджеры работают в своих кабинетах. Но помимо них появился трекинг AI-ботов — отдельный канал продаж с фиксированной комиссией и тремя статусами. Полная прозрачность по каналу.

Раньше у нас был второстепенный продукт — настройка чат-ботов, но менеджеры просто забывали его предлагать клиентам. Сейчас всё собрано в одном месте: в интерфейсе сразу видна стоимость услуги и размер вознаграждения сотрудника за её продажу. Менеджеру больше не нужно ничего высчитывать вручную — система наглядно показывает, сколько он заработает на каждом продукте.

И система апсейлов: до трёх дополнительных продуктов на мероприятие, с лимитами слотов и статусами по каждому контакту — предложен, принят, отклонён. Теперь я вижу не только сколько доп. продуктов продано, но и сколько раз менеджеры их вообще предлагали. Разница между «не продал» и «не предложил» — принципиальная.

Партнёры тоже учитываются отдельно: кто привёл участников, на каких условиях, сколько это стоило.

Аналитика, которая раньше просто не существовала

На вкладке директора — сводная картина по всем проектам:

• По спикерам: выручка, прибыль, ROI, средний чек, заполняемость зала, NPS. Сразу видно, кто из спикеров системно даёт результат, а с кем мы работаем в ноль.
• По городам: те же метрики в разрезе географии. Где аудитория платёжеспособнее, где высокая конверсия, где лучший ROI.
• Годовой P&L: план-факт по месяцам, прогресс к цели по выручке и прибыли.
• И кросс-проектная статистика менеджеров: кто системно результативен на разных проектах, а кто проседает. Это видно только когда данные копятся в одном месте — и именно поэтому разрозненные таблицы никогда не дадут такой картины.

На скриншоте выше ещё всё заполняется, так что полной прям аналитики сейчас здесь на скрине не показано.

Что реально изменилось в компании

1. Прозрачная мотивация. Это, пожалуй, самый сильный эффект. Менеджер открывает ноут и видит: продал на X рублей, заработал Y, до следующего грейда осталось продать 2 билета. Видит анонимный рейтинг в команде. Это заводит лучше любых планерок.
2. Исчезли розовые очки. Когда команда видит, что выручка в 3 миллиона — это не 3 миллиона чистой прибыли директора, отношение к расходам и скидкам кардинально меняется. Люди начинают считать вместе с тобой, а не против тебя.
3. РОП стал навигатором. Он видит три сценария, видит чекпоинты — контрольные точки по ходу продаж — и реагирует в моменте, а не по итогам. Просадки стали видны на 2–3 дня раньше, чем когда мы жили в Excel.
4. Всё в одном месте. Мы убили зоопарк из Google Docs, Notion, экселек и чатов. Скрипты, финансы, мотивация, склад книг, чеклисты, контакты подрядчиков, отчёты — один файл.

Главный инсайт

Сегодня предпринимателю не обязательно копить миллионы на кастомную разработку или ломать свой бизнес под неповоротливые готовые CRM. Вы можете собрать инструмент под себя.

Вайб-кодинг — это не магия. Это просто мост между Вашим знанием бизнеса и готовым кодом. Если Вы 10–15 лет в продажах или ивентах, Вы знаете такие нюансы, которые ни один наёмный IT-подрядчик никогда не угадает. И именно это знание становится основой по-настоящему полезного продукта.

Короче если что нужна будет помощь - обращайтесь

Спасибо, что прочитали мой кейс, надеюсь он кому-то поможет. Удачи